Créer le questionnaire d'état des lieux
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Le questionnaire d'état des lieux est l'ensemble de questions auxquelles répond le porteur de projet juste après avoir déposé son projet. C'est un premier outil méthodologique pour rassembler les informations sur le projet. Il génère un résumé des réponses apportées, dans l'onglet Etat des lieux du projet :
💡 Il faut distinguer le questionnaire de dépôt de projet du questionnaire d'état des lieux :
Le porteur de projet commence par s'identifier et identifier son projet ou sa demande (son nom, localisation...). Ces questions ne sont pas modifiables et sont obligatoires.
Il est amené à répondre à 1 à 3 questions supplémentaires, sur son projet ou son besoin, de manière obligatoire. Ces 1 à 3 questions sont personnalisables sur chaque portail.
Une fois ces informations obligatoires renseignées, le projet est bien déposé sur le portail, et le porteur de projet est invité à répondre à davantage de questions, elles facultatives. Ce questionnaire facultatif est appelé Etat des lieux et il est entièrement personnalisable sur chaque portail.
En cas de difficulté, référez-vous au contenu de cette page et à votre interlocuteur·rice habituel·le.
Structurer votre questionnaires en catégories permet :
Au porteur de projet, de se repérer sur son avancement pendant qu'il répond au questionnaire.
A tout utilisateur qui consulte la synthèse des réponses, d'afficher les informations de manière structurée et agréable à lire.
💡 Mettez les catégories les plus importantes en début de questionnaire, afin de maximiser leur taux de remplissage. Elargissez ensuite du plus spécifique au moins spécifique.
💡 Suggestion : reprenez les catégories des dossiers de demandes de subventions de votre secteur.
Les questions à choix multiples (QCM) permettent au porteur de projet de répondre rapidement au questionnaire et le guident dans ce qui est attendu : elles augmentent notablement le taux de réponse à votre questionnaire.
Par ailleurs, elles permettent d'avoir une donnée formattée, homogène, sur laquelle il sera facile d'établir des statistiques ou de prévoir des questions conditionnelles.
Bref, autant que possible, utilisez les QCM pour votre questionnaire, et ne mettez de réponse libre que quand il est impossible de pré-définir une liste de réponses.
Par exemple, vous pouvez prévoir de n'afficher une question que si la réponse B a été sélectionnée à une question précédente.
Les questions doivent être spécifiques et les moins larges possible pour éviter des paragraphes de réponse longs et difficiles à lire dans la synthèse. Si une réponse longue est attendue (par exemple : le contenu de la fiche action), préférez que le fichier soit téléchargé en pièce jointe.
Cela afin de ne pas rendre obsolètes les questionnaires déjà complétés.
C'est tentant de demander énormément d'informations, mais plus le questionnaire est long, moins il sera rempli. Ne demandez que ce dont vous avez strictement besoin pour accompagner votre bénéficiaire.
Pour chaque réponse possible à une question à choix multiple, vous devez prévoir la synthèse de la réponse qui sera affichée sur la page de restitution des réponses. Cette synthèse de réponse, ou "réponse courte", doit tenir en quelques mots, et être explicite sans besoin de connaître la question associée.
Exemple :
Question : Êtes-vous en contact avec le propriétaire ?
Réponse proposée au porteur de projet : Non, nous n’avons pas eu de réponse ou nous ne savons pas comment le contacter.
Réponse courte : Propriétaire injoignable
Pour chaque question, vous pouvez préciser pourquoi elle est importante et où trouver l'information si elle n'est pas déjà connue.
C'est un peu fastidieux 😬 mais cela permet de guider le porteur de projet et d’apporter déjà un premier cadre méthodologique. Sur UrbanVitaliz, beaucoup de porteurs de projet estiment ainsi que le simple fait d'avoir remplir l'état des lieux leur a servi, en leur pointant des informations essentielles manquantes, en rassemblant toute la donnée... !
Dans le Pourquoi, précisez pourquoi il est utile de se poser la question, donc comment la réponse peut impacter le projet.
Dans le Où trouver, indiquez où trouver la réponse si on ne la connaît pas (quelles ressources, site internet, service ou acteurs peuvent nous aider à y répondre).
💡 Si vous ne parvenez pas à les remplir, cela peut aussi être une indication que la question n’est pas essentielle !
L'affichage d'une question peut être conditionné à une réponse spécifique à une autre question,
Vous pouvez décider d'afficher ou non un champ pour charger (téléverser) un document. Pas de limite de taille de fichier !
Vous pouvez prévoir d'afficher ou non le champ Commentaire en bas de chaque question, avec des précisions associées,
Vous pouvez prévoir un QCM ou bien seulement un champ de texte libre.
. Allez dans Fichier > Télécharger. Puis suivez les instructions dans le fichier et renvoyez-le nous.
Pour chaque QCM, vous pouvez prévoir une réponse Autre et/ou un champ Commentaires, facultatif.
