📨 Les emails automatiques
Plusieurs types d'emails sont envoyés régulièrement ou ponctuellement aux utilisateurs par le portail :
Les emails envoyés sont décrits en détail ci-dessous. Vous pouvez en visualiser le contenu dans le document ici
Les emails ponctuels
Certains emails sont envoyés immédiatement après une action sur le portail, une seule fois.
Sont envoyés au demandeur :
Accusé de dépôt d'un dossier
Acceptation du dossier par les éditeurs du portail
Invitation sur un dossier
Invitation sur un dossier en tant que référent (cas d'un dossier pré-créé par un conseiller)
Rappel d'invitation en attente sur un dossier
Emails de connexion (connexion par lien email, oubli de mot de passe)
Email qui l'informe qu'une nouvelle équipe de conseillers, spécialisée sur une thématique spécifique, va également le conseiller sur son dossier. C'est-à-dire lorsque l'éditeur du portail a estimé qu'un autre portail pourrait donner des conseils pertinents aussi et lui a adressé le dossier. Voir la section Les dossiers publiés sur plusieurs portails.
Sont envoyés aux conseillers :
Acceptation ou refus de la demande de création d'un compte conseiller
Invitation sur un dossier
Les notifications d'activités
Qui les reçoit : demandeur et partenaires (référent et invités), conseillers (positionnés comme observateur ou conseiller sur le dossier, y compris les éditeurs de portail).
Quand : au maximum 1 fois par jour, quand il y a eu de l'activité sur un ou plusieurs dossiers dont l'utilisateur est membre.
Contenu : liste des activités qui ont eu lieu dans les dernières 24h sur le ou les dossiers dont l'utilisateur est membre (ex : nouveau message publié, modification du statut d'une recommandation, document téléversé...).
Si l'action a été annulée ou modifiée dans la foulée (message créé puis supprimé, conseiller qui change de statut), l'email ne tient compte que du dernier état.
S'il y a eu de l'activité sur plusieurs dossiers dont l'utilisateur est membre, 1 seul email récapitule l'ensemble des activités, classées par dossier.
Les notifications de nouvelles recommandations émises (au demandeur)
Qui les reçoit : tous les membres "demandeurs". C'est-à-dire le référent (qui a déposé le dossier) et les invités.
Quand : Le lendemain de l'émission de recommandations.
Contenu : Liste des recommandations qui ont été émises dans les dernières 24h sur le dossier concerné.
Si la recommandation a été supprimée dans la foulée de sa création, elle ne génèrera pas de notification.
Les conseillers positionnés sur le dossier seront notifiés de nouvelles recommandations d'autres conseillers via l'email quotidien qui récapitule toutes les nouvelles activités.
Les notifications de nouveau dossier déposé (à un conseiller local)
Qui les reçoit : les conseillers locaux affectés sur un ou plusieurs départements sur le portail
Quand : au maximum 1 fois par jour, quand il y a eu un ou plusieurs nouveaux dossiers déposés sur le portail, sur le territoire du conseiller.
Contenu : Liste des nouveaux dossiers déposés (par ex : si un nouveau dossier est déposé dans le département 34, tous les conseillers affectés au département 34 sur le portail reçoivent un email de notification).
Si le dossier est supprimé dans la foulée de sa publication, il ne génèrera pas de notification.
Les rappels (au demandeur)
Qui les reçoit
Uniquement le référent
Uniquement le référent
Quand
Plusieurs semaines après émission des recommandation (variable selon les portails)
Fréquence variable selon les portails (en moyenne toutes les 10 à 12 semaines)
Conditions d'arrêt d'envoi
Envoyé une seule fois
Contenu
Liste des recommandations non classées ou classées En cours
Demande d'actualités à poster dans la Conversation sur le portail + possibilité de déclarer le dossier En Pause + liste des recommandations non clôturées
Mis à jour