📨 Les emails automatiques
Dernière mise à jour
Dernière mise à jour
Plusieurs types d'emails sont envoyés régulièrement ou ponctuellement aux utilisateurs par le portail :
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Certains emails sont envoyés immédiatement après une action sur le portail, une seule fois.
Sont envoyés au projet de projet :
Accusé de dépôt d'un projet
Acceptation du projet par les éditeurs du portail
Invitation sur un projet
Invitation sur un projet en tant que référent (cas d'un dossier pré-créé par un conseiller)
Rappel d'invitation en attente sur un dossier
Emails de connexion (connexion par lien email, oubli de mot de passe)
Email qui l'informe qu'une nouvelle équipe de conseillers, spécialisée sur une thématique spécifique, va également le conseiller sur son projet. C'est-à-dire lorsque l'éditeur du portail a estimé qu'un autre portail pourrait donner des conseils pertinents aussi et lui a adressé le projet. Voir la section .
Sont envoyés aux conseillers :
Invitation sur un projet
Qui les reçoit : porteurs de projet et partenaires (référent et invités), conseillers (positionnés comme observateur ou conseiller sur le projet, y compris les éditeurs de portail).
Quand : au maximum 1 fois par jour, quand il y a eu de l'activité sur un ou plusieurs projets dont l'utilisateur est membre.
Contenu : liste des activités qui ont eu lieu dans les dernières 24h sur le ou les projets dont l'utilisateur est membre (ex : nouveau message publié, modification du statut d'une recommandation, document téléversé...).
Si l'action a été annulée ou modifiée dans la foulée (message créé puis supprimé, conseiller qui change de statut), l'email ne tient compte que du dernier état.
S'il y a eu de l'activité sur plusieurs projets dont l'utilisateur est membre, 1 seul email récapitule l'ensemble des activités, classées par projet.
Qui les reçoit : tous les membres "porteur de projet et partenaires". C'est-à-dire le référent (qui a déposé le projet) et les invités.
Quand : Le lendemain de l'émission de recommandations.
Contenu : Liste des recommandations qui ont été émises dans les dernières 24h sur le projet concerné.
Si la recommandation a été supprimée dans la foulée de sa création, elle ne génèrera pas de notification.
Les conseillers positionnés sur le projet seront notifiés de nouvelles recommandations d'autres conseillers via l'email quotidien qui récapitule toutes les nouvelles activités.
Qui les reçoit : les conseillers locaux affectés sur un ou plusieurs départements sur le portail
Quand : au maximum 1 fois par jour, quand il y a eu un ou plusieurs nouveaux projets déposés sur le portail, sur le territoire du conseiller.
Contenu : Liste des nouveaux projets déposés (par ex : si un nouveau projet est déposé dans le département 34, tous les conseillers affectés au département 34 sur le portail reçoivent un email de notification).
Si le projet est supprimé dans la foulée de sa publication, il ne génèrera pas de notification.
Qui les reçoit
Tous les membres "porteur de projet et partenaires"
Tous les membres "porteur de projet et partenaires"
Quand
Plusieurs semaines après émission des recommandation (variable selon les portails)
Fréquence variable selon les portails (en moyenne toutes les 10 à 12 semaines)
Conditions d'arrêt d'envoi
Envoyé une seule fois
Projet déclaré En pause sur le portail
Projet où toutes les recommandations ont été classée en Fait ou Non Applicable
Projet dont aucun des membres collectivité ne s'est connecté dans les 12 derniers mois
Contenu
Liste des recommandations non classées ou classées En cours
Demande d'actualités à poster dans la Conversation sur le portail + possibilité de déclarer le projet En Pause + liste des recommandations non classées ou classées En cours
